Marketing, HR, amministrazione e direzione ci hanno detto cosa serve. Qui c'è come lo costruiamo: prima i flussi che fanno risparmiare subito — richieste immobiliari e statistiche agenti su Google Sheets, collegati a onOffice e al Second Brain — poi i dati, poi i conti.
Non è un problema di strumenti: è che ogni reparto tiene la propria versione della stessa informazione. Le richieste, i contatti, le provvigioni, il fatturato per agente — sono lo stesso dato visto da quattro scrivanie diverse.
Arriva da sito, portali o passaparola. Va ricopiata a mano su onOffice, poi su un foglio, poi comunicata all'agente. Se una delle tre passa viene persa.
Tre file Excel collegati con formule incrociate. Un clic sbagliato e i numeri delle premiazioni non tornano più. Nessuno si fida dei totali.
Fatture da prospetto, prima nota, compensi, candidature, open house. Ogni flusso ha il suo passaggio manuale e il suo momento in cui qualcosa si perde.
onOffice, Fatture in Cloud, il NAS, il sito: non sostituiamo niente. Aggiungiamo un livello che legge, normalizza, controlla e propone. Le persone approvano — non ricopiano.
Metodo agile: niente consegne a fine progetto. Alla fine di ogni sprint c'è una demo con il team e una parte di sistema che entra in uso. Se qualcosa cambia, si cambia al confine dello sprint — non a progetto in corso.
Il primo sprint è quello che hai chiesto tu: le richieste immobiliari su Google Sheets collegate al Second Brain e in caricamento automatico su onOffice, e le statistiche agenti sempre su foglio Google, in lettura e scrittura, con le dashboard di controllo.
Automazioni del marketing (blocco Gaia 1–2). Un lead che arriva deve trovare la scheda pronta e la risposta già partita.
Blocco Roberta. Ogni candidatura riceve risposta entro poche ore, e nessuno resta fermo senza che qualcuno lo sappia.
Blocco Anna, prima parte. La fattura nasce da un prospetto, ma resta in bozza finché Anna non dice sì.
Blocco Anna, seconda parte. Qui si tocca il cuore della contabilità: si fa con molta attenzione e con il commercialista informato.
Quello che fa la differenza tra “un software” e “un sistema che il team usa”.
Tre domande che Maurizio ha messo in fondo al brief — piattaforma, integrazioni, sicurezza. Rispondo qui.
Il Second Brain gira su OpenClaw, l'agente operativo che uso io ogni giorno per gestire dashboard, automazioni, email e documenti. Non è un gestionale rigido: è un sistema che ragiona sui dati che gli dai, scrive bozze, controlla anomalie e chiede approvazione. Gira su un VPS dedicato a voi, con i vostri dati — non su un server condiviso.
VPS dedicato · ~7 €/meseAvete chiesto i fogli Google, e ha senso: il team li sa usare, si filtrano, si stampano, si condividono. Ma il database vero sta sotto, nel Second Brain. Il foglio diventa una finestra sui dati — così una formula sbagliata non può più far saltare tutto.
Sheets ↔ Second Brain bidirezionaleonOffice e Fatture in Cloud hanno API: si collegano in lettura e scrittura. Banca, prospetti e NAS lavorano su file: il sistema li legge nella forma in cui arrivano. Dove non c'è API (WhatsApp Business) lo diciamo prima, non dopo.
onOffice · Fatture in Cloud · NAS · BancaAccessi per ruolo: ogni persona vede solo ciò che le serve. Dati di candidati e dati finanziari trattati separatamente, con registro dei trattamenti e retention definite. Backup automatici giornalieri con ripristino testato, non solo dichiarato.
Ruoli · backup giornalieri · GDPRMistral, DeepSeek o OpenAI: le automazioni che scrivono testi e leggono documenti hanno un costo di utilizzo variabile, che dipende da quanti token consumate. Si sceglie il modello dopo i primi due sprint, quando sappiamo i volumi reali — non a scatola chiusa.
Costo variabile, a consumoFino a quando il sistema non ha dimostrato di non sbagliare, ogni comunicazione verso clienti, candidati o commercialista resta in bozza da approvare. Vale per le mail, per le fatture, per i report. È la regola che rende possibile fidarsi.
Human in the loopL'automazione del lead richiede WhatsApp Business API con modelli approvati. Serve un numero dedicato (non quello personale di un agente) e un costo mensile Meta. Va deciso nello sprint 1, altrimenti lo sprint 2 parte con SMS o email.
Serve una persona per Gaia, Roberta e Anna che possa dire “questo va bene” senza passare da Maurizio ogni volta. È il fattore che più sposta i tempi.
Per la prima nota servono i movimenti. Le opzioni sono estratto conto automatico (se la banca lo espone) o file mensile. Va scelta prima dello sprint 5.
Hai detto “esiste già, da ristrutturare”. Nello sprint 3 lo analizziamo e decidiamo insieme se rifarlo o integrarlo.
Prima nota e piano finanziario cambiano il modo in cui arrivano i documenti. Meglio un giro di telefonata prima dello sprint 5 che una sorpresa dopo.
Appena confermato, fissiamo la call di kickoff e la lista degli accessi. Le prime due settimane hanno già il contenuto scritto qui sopra.