Marketing, HR, amministrazione e direzione ci hanno detto cosa serve. Qui c'è come lo costruiamo: prima i flussi che fanno risparmiare subito — richieste immobiliari e statistiche agenti su Google Sheets, collegati a onOffice e al Second Brain — poi i dati, poi i conti.
Non è un problema di strumenti: è che ogni reparto tiene la propria versione della stessa informazione. Le richieste, i contatti, le provvigioni, il fatturato per agente — sono lo stesso dato visto da quattro scrivanie diverse.
Arriva da sito, portali o passaparola. Va ricopiata a mano su onOffice, poi su un foglio, poi comunicata all'agente. Se una delle tre passa viene persa.
Tre file Excel collegati con formule incrociate. Un clic sbagliato e i numeri delle premiazioni non tornano più. Nessuno si fida dei totali.
Fatture da prospetto, prima nota, compensi, candidature, open house. Ogni flusso ha il suo passaggio manuale e il suo momento in cui qualcosa si perde.
onOffice, Fatture in Cloud, il NAS, il sito: non sostituiamo niente. Aggiungiamo un livello che legge, normalizza, controlla e propone. Le persone approvano — non ricopiano.
Metodo agile: niente consegne a fine progetto. Alla fine di ogni sprint c'è una demo con il team e una parte di sistema che entra in uso. Se qualcosa cambia, si cambia al confine dello sprint — non a progetto in corso.
Il progetto non parte da una call di mezz'ora. Si parte con una giornata intera da voi, per definire insieme alcuni processi e le scelte strategiche, e fare il primo setup direttamente sui vostri sistemi. È il momento in cui si fissano le regole che valgono per tutti e sei gli sprint: come si struttura il foglio richieste, chi vede cosa, quali automatizzazioni partono da sole e quali richiedono un'approvazione. Scoprirlo allo sprint 4 sarebbe un peccato.
Alla chiusura di ogni sprint c'è un incontro o una videocall con il team. Si guarda quello che è stato consegnato, si approva, si annotano le correzioni e si ufficializza il perimetro dello sprint successivo. Da ogni review escono due cose concrete: un verbale con quanto approvato e la lista chiusa delle attività delle due settimane dopo. Nessuno sprint inizia senza essere stato ufficializzato in quella sede.
Il primo sprint è quello che hai chiesto tu: le richieste immobiliari su Google Sheets collegate al Second Brain e in caricamento automatico su onOffice, e le statistiche agenti sempre su foglio Google, in lettura e scrittura, con le dashboard di controllo.
Automazioni del marketing (blocco Gaia 1–2). Un lead che arriva deve trovare la scheda pronta e la risposta già partita.
Blocco Roberta, completo: non solo candidature dalla A alla Z, ma anche il percorso di ogni persona in agenzia — colloqui con griglia condivisa, onboarding dei primi 30 giorni e piani di crescita per ruolo.
Blocco Anna, prima parte. La fattura nasce da un prospetto, ma resta in bozza finché Anna non dice sì.
Blocco Anna, seconda parte. Qui si tocca il cuore della contabilità: si fa con molta attenzione e con il commercialista informato.
Quello che fa la differenza tra “un software” e “un sistema che il team usa”.
Le 19 richieste di Gaia, le 8 di Roberta, le 6 di Anna e la parte direzione, raccolte nella rilevazione fatta con il team: qui sotto ognuna con lo sprint in cui viene consegnata. Se qualcosa non è nel perimetro, è scritto esplicitamente — non nascosto.
Le sei domande che chiudono la rilevazione — piattaforma, integrazioni, sicurezza, tempi e costi, manutenzione, cosa manca. Rispondo qui.
Il Second Brain gira su OpenClaw, l'agente operativo che uso io ogni giorno per gestire dashboard, automazioni, email e documenti. Non è un gestionale rigido: è un sistema che ragiona sui dati che gli dai, scrive bozze, controlla anomalie e chiede approvazione. Gira su un VPS dedicato a voi, con i vostri dati — non su un server condiviso.
VPS dedicato · ~7 €/meseNon li buttiamo, li mettiamo a sistema. I fogli restano perché sono semplici da compilare: quando una informazione non arriva da nessuna API, il modo più veloce per raccoglierla è un foglio che il team sa già usare. Da lì diventano motore di dati per le dashboard nei casi in cui le API non arrivano — l'alternativa sarebbe un campo vuoto o un dato copiato a mano tre volte. Il Second Brain li legge, li pulisce, li incrocia e li espone: stessa fonte per tutti, così una formula sbagliata non può più far saltare tutto.
Fogli come fonte · dashboard dove le API non arrivanoonOffice e Fatture in Cloud hanno API: si collegano in lettura e scrittura. Banca, prospetti e NAS lavorano su file: il sistema li legge nella forma in cui arrivano. Dove non c'è API (WhatsApp Business) lo diciamo prima, non dopo.
onOffice · Fatture in Cloud · NAS · BancaAccessi per ruolo: ogni persona vede solo ciò che le serve. Dati di candidati e dati finanziari trattati separatamente, con registro dei trattamenti e retention definite. Backup automatici giornalieri con ripristino testato, non solo dichiarato.
Ruoli · backup giornalieri · GDPRIl canone da 299 €/mese include l'assistenza base: un canale unico dove segnalate il problema, tempi di presa in carico definiti e intervento su quello che il sistema già fa. Non copre funzionalità nuove — quelle si quotano come sprint aggiuntivo. Se il problema blocca il lavoro, si interviene lo stesso giorno.
Canale unico · presa in carico · intervento su ciò che esisteMistral, DeepSeek o OpenAI: le automazioni che scrivono testi e leggono documenti hanno un costo di utilizzo variabile, che dipende da quanti token consumate. Si sceglie il modello dopo i primi due sprint, quando sappiamo i volumi reali — non a scatola chiusa.
Costo variabile, a consumoFino a quando il sistema non ha dimostrato di non sbagliare, ogni comunicazione verso clienti, candidati o commercialista resta in bozza da approvare. Vale per le mail, per le fatture, per i report. È la regola che rende possibile fidarsi.
Human in the loopDa valutare insieme, prima dello sprint 2. L'automazione su WhatsApp ha vincoli precisi: richiede WhatsApp Business API con messaggi modello approvati da Meta, un numero dedicato (non quello personale di un agente), finestre di 24 ore per le risposte libere e un costo per conversazione. Va deciso fino a dove conviene spingersi: risposta automatica al primo contatto sì, gestione della trattativa via bot no. Se i vincoli sono troppo stretti per il vostro modo di lavorare, lo sprint 2 parte con SMS o email e WhatsApp resta presidiato a mano.
Serve una persona per Gaia, Roberta e Anna che possa dire “questo va bene” senza risalire ogni volta alla direzione. È il fattore che più sposta i tempi: va indicata al kickoff.
Per la prima nota servono i movimenti. Le opzioni sono estratto conto automatico (se la banca lo espone) o file mensile. Va scelta prima dello sprint 5.
Hai detto “esiste già, da ristrutturare”. Nello sprint 3 lo analizziamo e decidiamo insieme se rifarlo o integrarlo.
Prima nota e piano finanziario cambiano il modo in cui arrivano i documenti. Meglio un giro di telefonata prima dello sprint 5 che una sorpresa dopo.
La rilevazione si chiude con questa domanda e l'abbiamo presa sul serio: sono già nel perimetro, nello sprint 3. Colloqui strutturati con griglia di valutazione condivisa (così due recruiter valutano con lo stesso metro), onboarding a checklist per i primi 30 giorni di un assunto, piano di crescita con obiettivi trimestrali per ruolo — è la base che rende possibile mostrare ai candidati quanto ci vuole davvero a passare da ricercatore ad agente top. Se al kickoff emergono altri spunti per l'HR, li valutiamo lì: se entrano nei 3 mesi li assorbiamo, altrimenti ve lo diciamo prima.
Appena confermato, fissiamo la data del kickoff da InfinityCasa: una giornata intera per processi, scelte strategiche e primo setup. Da lì partono le due settimane dello sprint 1 — richieste immobiliari e statistiche agenti. Ogni fine sprint ci vediamo per approvare quello chiuso e ufficializzare il successivo.